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Come utilizzare Google Tasks per ottimizzare la tua vita

Ridisegnato, rinnovato e rilanciato lo scorso anno, Google Tasks è dotato di semplici funzioni di gestione delle attività così facili da usare che potresti essere la persona meno esperta di tecnologia e utilizzarlo comunque senza sforzo.

Se stai cercando un file lista di cose da fare che si sincronizza con la tua email e il tuo calendario, non cercare oltre: Google Tasks è la tua risposta. Ha la capacità di riordinare la tua vita e di organizzarti così tanto che persino Marie Kondo ne sarebbe orgogliosa.



In questa guida, esamineremo tutto ciò che devi sapere su Google Tasks per aiutarti a ottimizzare la tua vita quotidiana. Da come funziona e come sincronizzarlo con altri servizi Google alle scorciatoie da tastiera e altro ancora, li colpiremo tutti.



Pronto? Immergiamoci!

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Non aspettare che lo faccia qualcun altro. Assumi te stesso e inizia a chiamare i colpi.

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Che cos'è Google Tasks Manager?

Ufficialmente noto come Google Tasks (da non confondere con il Task Manager di Google Chrome), questo elenco di cose da fare di Google era in realtà lanciato per la prima volta nel 2008 . Tuttavia, ha trascorso gran parte della sua esistenza ad essere oscurato dalle molte altre caratteristiche più popolari del gigante della tecnologia.

Il fatto che non vi fosse accesso diretto con un clic dall'interfaccia desktop di Gmail o Google Calendar significava anche che non veniva esplorato così spesso come altri servizi.



Ma tutto è cambiato nel giugno 2018.

Nell'ambito degli sforzi per migliorare l'esperienza di G Suite, Google ha lanciato una serie di modifiche, tra cui aggiungendo Tasks ai suoi servizi principali insieme a Drive, Calendar, Hangouts, ecc.

Come utilizzare Google Tasks

In poche parole, Google Tasks è un servizio di gestione delle attività ridotto al suo nucleo di base. Con esso puoi:

  • Aggiungi e rimuovi attività
  • Aggiungi dettagli alle attività
  • Imposta date e orari di scadenza per le attività (sincronizzazione con Google Calendar)
  • Ricevi notifiche sulle attività
  • Aggiungi email come attività (sincronizzazione con Gmail)
  • Aggiungi attività secondarie
  • Contrassegna le attività come completate
  • Avere più elenchi
  • Avere elenchi diversi per account diversi

Praticamente offre le caratteristiche più fondamentali di una lista di cose da fare in un layout e design estremamente minimalisti e user-friendly. Puoi pensarlo come una versione digitalizzata del tradizionale taccuino di carta e penna che porti con te, ma questo è integrato con la tua e-mail e la sveglia.

Allo stato attuale, è pensato per l'uso individuale e non ha le capacità di gestione dei progetti e della produttività più complesse come quelle offerte da Trello, Asana e altri app di produttività .

Destinato a fornire agli utenti la possibilità di rendere la propria vita più efficiente, è integrato e sincronizzato con le due funzionalità di G Suite più utilizzate: Gmail e Google Calendar.

Dove trovare Google Tasks

Se sei un utente abituale di G Suite, delle modifiche che Google ha lanciato lo scorso anno, la maggior parte della tua attenzione sarebbe stata sul nuovo design di Gmail.

Risposte intelligenti, composizioni di e-mail intelligenti e la possibilità di posticipare le e-mail sono nuove funzioni fantastiche ed entusiasmanti. Ma che dire oltre la tua email ad altre nuove funzionalità come il nuovissimo Google Tasks?

Con il suo rinnovamento, Google ha ora reso estremamente facile per gli utenti di G Suite accedere a Google Tasks. Ecco come.

Google Tasks Desktop

Sul desktop, Tasks è già integrato nella tua interfaccia Google. Puoi individuarlo in un pannello laterale a destra da uno dei seguenti: Gmail, Google Calendar, Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni.

Questo è un pannello che puoi scegliere di nascondere o mostrare.

Fare clic sull'icona per aprire l'elenco o gli elenchi di attività.

Se sei un utente per la prima volta, vedrai che un elenco predefinito chiamato 'Le mie attività' è già stato creato. Non sarai in grado di eliminare questo elenco, ma puoi rinominarlo come preferisci.

E questo è facile come fare clic sul menu di overflow (i tre punti verticali) in alto a destra per visualizzare le opzioni disponibili per modificare l'elenco, incluso rinominarlo.

App Google Tasks

L'app può essere scaricata completamente gratuitamente da Google Play Store e iOS App Store.

Allo stesso modo per l'app, gli utenti per la prima volta avranno lo stesso elenco 'Le mie attività' già creato per loro che può essere rinominato.

Navigare tra le versioni mobile e desktop è praticamente lo stesso. L'unica differenza è che il menu di overflow sull'app mobile si trova in basso a destra invece che in alto a destra.

E proprio come tutte le altre funzionalità di G Suite, sia la versione dell'app che quella desktop vengono sincronizzate automaticamente.

Aggiungi promemoria a Google Tasks da Google Calendar

Se hai utilizzato Google Calendar promemoria e stai iniziando con Attività per organizzare la tua vita, sarebbe sicuramente utile avere i tuoi promemoria e le attività in un unico elenco per una facile visualizzazione.

Dopotutto, i promemoria di Google Calendar funzionano proprio come Tasks e condensare tutto in un'unica visualizzazione elimina la necessità di passare avanti e indietro. Inoltre, tutto rientra nel piano di Google che Tasks sia il 'Una destinazione per tenere traccia di ciò che devi fare in G Suite'.

Puoi copiare i tuoi promemoria esistenti da Google Calendar in due semplici passaggi:

  1. Apri il menu extra
  2. Seleziona l'ultima opzione nell'elenco: 'Copia promemoria in Tasks'

Tuttavia, questa è solo un'importazione una tantum. Pertanto, le modifiche come le modifiche ai promemoria o i nuovi promemoria aggiunti a Google Calendar dopo che i promemoria esistenti sono stati copiati non si rifletteranno automaticamente su Tasks. Qualsiasi sincronizzazione di promemoria e attività da questo punto in poi deve essere eseguita manualmente ripetendo i passaggi precedenti.

Visualizza attività su Google Calendar

Se sei un pianificatore, vorrai essere in grado di visualizzare le tue attività su un calendario in modo da poterti organizzare. Fortunatamente con Tasks, hai la possibilità di farlo su Google Calendar purché tu abbia impostato una data (e un'ora) per la tua attività. Ecco come pianificare un'attività:

  1. Seleziona l'opzione per aggiungere un'attività o, se hai già un'attività creata, accedi alla modalità di modifica
  2. Fare clic su 'Aggiungi data / ora'
  3. Indicare la data (e l'ora) per cui si desidera pianificare l'attività
  4. Fare clic su 'Ok' se si è sul desktop o su 'Fine' se si utilizza l'app

Puoi anche scegliere di programmare un'attività ricorrente, che potrebbe essere utile se hai dei farmaci che devi assumere quotidianamente o regolarmente, o tendi a essere un po 'più smemorato con cose come pagare le bollette in tempo.

Affinché le tue attività pianificate siano visibili su Google Calendar, assicurati di aver selezionato l'opzione 'Attività' su Google Calendar e sarà elencata nella fascia oraria corrispondente. Se non è stato assegnato un tempo specifico all'attività, verrà semplicemente elencata come attività 'Tutto il giorno'.

Riprogrammare le attività su Google Calendar

In mezzo al trambusto della vita, è normale che i piani non si svolgano sempre come previsto. Se devi riprogrammare le tue attività, puoi farlo direttamente da Google Calendar sul desktop.

In realtà funziona esattamente allo stesso modo della riprogrammazione di un evento. Esiste, ovviamente, il metodo della vecchia scuola per selezionare l'attività, entrare in modalità di modifica e quindi assegnarle una nuova data e ora.

In alternativa, puoi semplicemente trascinare e rilasciare.

Se ti trovi nella visualizzazione giornaliera, le attività a cui è stato assegnato un orario specifico possono essere spostate in una fascia oraria diversa. Le attività 'tutto il giorno', tuttavia, richiederanno il metodo della vecchia scuola per poter essere riprogrammate.

Se ti trovi nella visualizzazione settimanale, le attività a cui è stato assegnato un orario specifico possono essere spostate in qualsiasi fascia oraria in quella settimana specifica. Le attività 'Tutto il giorno' possono anche essere spostate in un giorno diverso a condizione che ricada nella stessa settimana.

Il processo di riprogrammazione diventa un po 'più rigido nella visualizzazione mensile poiché le cose diventano piuttosto condensate. Le attività che sono state impostate per un'ora e una data specifiche non possono essere spostate in una fascia oraria diversa nello stesso giorno e possono essere spostate solo in un giorno diverso (nello stesso mese) mantenendo la stessa fascia oraria. Lo stesso vale per le attività 'Tutto il giorno'.

Ricevi notifiche di Google Tasks

Se trascorri giornate molto piene, potresti voler attivare le notifiche per facilitare la tua vita e ricordare a te stesso quando è prevista un'attività. Se hai impostato un orario per la tua attività, riceverai una notifica di Google Calendar sul desktop all'ora pianificata. Non preoccuparti se ti trovi lontano dal tuo computer, poiché riceverai anche una notifica dall'app Tasks.

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Se hai impostato una data ma non un'ora, riceverai una notifica alle 9:00 ora locale della data in cui l'attività è stata impostata.

Solo le attività con date impostate verranno visualizzate su Google Calendar. Questi vengono sincronizzati automaticamente, il che significa che qualsiasi modifica alla data, all'ora o ai dettagli si rifletterà automaticamente su Google Calendar. E viceversa.

Aggiungi email come attività

Hai un'email importante per rispondere a cui semplicemente non sei arrivato quando l'hai ricevuta? Potrebbe benissimo essere il caso se sei un imprenditore di successo con un programma fitto di appuntamenti. Non preoccuparti più, ora c'è una semplice soluzione a questo.

Una delle migliori caratteristiche di Tasks è la facilità con cui si integra con Gmail. Oltre ad avere una visualizzazione all-in-one sia di Gmail che di Tasks sul desktop, ora puoi aggiungere facilmente e-mail alle tue attività.

Sul tuo browser desktop

  1. Vai alla tua casella di posta
  2. Apri Tasks dalla barra laterale destra
  3. Trascina e rilascia l'e-mail nell'elenco delle attività

Se sei già nell'email, fai clic sul menu di overflow della posta in arrivo in alto e seleziona 'Aggiungi alle attività'. Funziona indipendentemente dal fatto che tu abbia la barra laterale di Tasks aperta.

Se l'elenco è ordinato per data, la nuova attività viene aggiunta alla categoria 'Nessuna data' in fondo all'elenco. Se lo hai ordinato in base a 'Il mio ordine', va direttamente all'inizio.

L'attività viene automaticamente denominata come oggetto del messaggio di posta elettronica e, per facilitare le questioni, nell'attività è presente un collegamento diretto al messaggio di posta elettronica.

Sulla tua app Gmail

  1. Apri l'email che desideri impostare come attività
  2. Tocca i tre punti verticali nell'angolo in alto a destra (accanto all'opzione contrassegna come letto / non letto)

  1. Seleziona 'Aggiungi alle attività'

Per visualizzare o modificare l'attività, è sufficiente fare clic su 'Visualizza' nel messaggio di conferma che si apre immediatamente. Tuttavia, questo è disponibile solo per pochi secondi.

Se ti manca, apri semplicemente l'app per individuare l'e-mail appena assegnata. Se il tuo elenco è ordinato per data, troverai l'attività in fondo sotto 'Nessuna data di scadenza'. Altrimenti, dovrebbe essere la prima attività della tua lista.

Proprio come qualsiasi altra attività, puoi aggiungere dettagli, sottoattività e impostare una data e un'ora (come promemoria per te stesso per rispondere, ad esempio). E proprio come la versione desktop, c'è un collegamento diretto all'e-mail in basso per un facile accesso.

Ordinamento delle attività

Puoi ordinare le tue attività per data o nell'ordine che preferisci. Puoi farlo aprendo il menu extra e selezionando 'Il mio ordine' o 'Data'.

Avere le tue attività ordinate per data significa fondamentalmente che le attività con la prima data di scadenza pianificata saranno elencate in cima all'elenco e discenderanno di conseguenza.

Nota che non puoi riorganizzare le tue attività se le hai ordinate per data.

Per portare qui il dibattito 'urgente contro importante', il compito che è dovuto il prossimo ovviamente non significa che sia il compito più urgente. Quindi, puoi ordinare tu stesso le tue attività con 'Il mio ordine'.

Per impostazione predefinita, questo è l'ordine in cui sono state immesse le attività, con l'aggiunta più recente all'inizio dell'elenco. Ma puoi riorganizzare le attività come preferisci.

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Vale la pena notare che puoi scegliere di avere le tue attività ordinate in modo diverso nell'app e sul desktop (ad esempio, per data nell'app e in base al tuo ordine sul desktop o viceversa).

Tasti rapidi

Come se Tasks non fosse già abbastanza facile da usare, Google ha introdotto scorciatoie da tastiera nella versione desktop per renderla ancora più user-friendly.

La maggior parte di queste scorciatoie richiede che l'attività venga prima selezionata. A tale scopo, fai clic su di esso per visualizzare il cursore e quindi premi due volte il pulsante 'Esci'. Un'attività viene selezionata quando ha un'ombra grigia attorno al bordo.

Ecco un elenco di scorciatoie da tastiera utili:

Maiusc + Invio: Visualizza / modifica i dettagli dell'attività (l'attività deve essere selezionata)

Esc: Esce dalla visualizzazione dei dettagli dell'attività o dalla modalità di modifica

Spazio: Contrassegna un'attività come completata o incompleta (l'attività deve essere selezionata)

Accedere: Aggiunge una nuova attività o accede alla modalità di modifica dell'attività (deve essere selezionata qualsiasi attività)

Backspace: Elimina l'attività (seleziona l'attività che desideri eliminare e tieni premuto backspace come se stessi eliminando il nome dell'attività)

E qualcun altro:

Alt + Freccia su: Sposta l'attività in alto (l'attività deve essere selezionata)

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Alt + Freccia giù: Sposta l'attività in basso (l'attività deve essere selezionata)

Ctrl o Comando +]: Aggiunge un rientro a un'attività

Ctrl o Comando + [: Rimuove un rientro da un'attività

Maiusc + T: Aggiunge la posta elettronica come attività

G + K: Apre Tasks

E hey, renderemo le cose più facili anche per te. Per ottenere un elenco completo di queste scorciatoie, apri semplicemente il menu extra e seleziona 'Scorciatoie da tastiera'.

In alternativa, premi semplicemente Ctrl o Comando + / nella visualizzazione desktop di Gmail o Google Calendar. Tieni presente che Tasks deve essere aperto affinché funzioni.

Conclusione

La facile accessibilità e usabilità di Google Tasks lo rende un vero piacere da usare. Google ha una guida dettagliata pubblicata sul suo Centro didattico G Suite . Ma è onestamente così semplice che non è davvero necessaria alcuna formazione o guida per capire come orientarsi.

Inoltre, la sua perfetta integrazione con altre funzionalità di G Suite, in particolare Gmail e Google Calendar, offre un'esperienza molto user-friendly. Ecco un breve riepilogo di ciò che questa integrazione ti consente di fare:

  • Copia i promemoria di Google Calendar in Google Tasks per ottenere una panoramica completa della tua pianificazione su entrambi i servizi
  • Visualizza le tue attività su Google Calendar per evitare di dover passare avanti e indietro
  • Riprogramma le tue attività tramite Google Calendar per una facile organizzazione e / o riorganizzazione
  • Aggiungi le email da Gmail come attività per ricordarti di raggiungerle in un secondo momento
  • Utilizza le scorciatoie da tastiera dei servizi di base di G Suite per accedere e gestire facilmente le tue attività

Sia che tu stia pensando avviare un'impresa o ne hai già uno attivo e funzionante, il design semplice e le funzionalità di Google Tasks sono garantiti per semplificare la gestione delle attività della tua azienda.

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